การบ้าน

การบ้านครั้งที่ 1 ให้นักศึกษาอธิบายความจากหัวข้อต่อไปนี้
1.จงอธิบายความหมายของสำนักงาน
-สำนักงาน คือ สถานที่แห่งหนึ่งซี่งอาจเป็นห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ได้ อาจเป็นสถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่างๆ หรือเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานหรือควบคุมการดำเนินงานโดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือ โดยมีหน้าที่รับข้อมูลจากผู้หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกผู้หนึ่ง การจำแนกข้อมูลหรือเอกสารในสำนักงานตามลักษณะและประเภท 1.1 ลักษณะ
1.1.1 คำสั่ง เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบขอถอนเงิน
1.1.2 รายงาน เช่น รายงานผลประกอบการ รายงานโครงการ รายงานความคืบหน้าโครงการ1.1.3 บันทึกช่วยจำ 1.1.4 ข่าว
1.2 ประเภท
1.2.1 เอกสารพิมพ์
1.2.2 เสียง เช่น โทรศัพท์
1.2.3 ภาพลักษณ์ เช่น แผนภูมิ
1.2.4 สื่อที่คอมพิวเตอร์อ่านได้
2.การจัดการสำนักงานประกอบด้วยกิจกรรมใดบ้าง
- การจัดการสำนักงาน ได้ผลประกอบด้วยกิจกรรมด้านต่างๆ 3 ประการ ดังนี้
1.การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย,การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม,การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร,การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน,การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน,การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน ,การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร,การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน,การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน
2.การจัดสายงาน การจัดสายงานและจัดพนักงานเข้าทำงานในสำนักงาน การปฏิบัติงานที่นอกเหนือจากการบริหารใน สำนักงาน อาจจัดแบ่งได้เป็น 3 กลุ่มด้วยกัน ดังนี้ งานวิชาชีพ เช่น การทำบัญชี การตรวจสอบบัญชี สถาปนิก วิศวกร,งานสายสนับสนุน เช่น พนักงานขายสินค้า ช่าง นักเทคนิค,งานสายสำนักงาน เช่น เลขานุการ พนักงานเดินสาร เจ้าหน้าที่สารบรรณ,การควบคุมการปฏิบัติงาน เช่นการควบคุมค่าใช้จ่าย การควบคุมการใช้ทรัพยากร การควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุ,สำนักงาน การควบคุมการเข้าออกบริเวณ,การแก้ปัญหา เพื่อเป็นวิธีการปฏิบัติงานเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน,การสร้างขวัญและกำลังใจ การพิจารณาเพิ่มเงินเดือน การพิจารณารางวัลการทำงาน,การอำนวยการ เพื่อระดมทรัพยากรในการทำให้การดำเนินงานเป็นไปตามปกติ และช่วยให้การทำงานบรรลุวัตถุประสงค์ลุล่วงไปด้วยดี
3. สภาพแวดล้อมและเทคโนโลยีสำนักงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ด้าน ดังนี้ ที่ตั้งสำนักงาน ซึ่งมักคำนึงถึงการเดินทาง การขยายและปรับปรุงในอนาคต, การคมนาคม เป็นการพิจารณาเพื่อให้ผู้ทำงานบริการเวลาในการเข้าและออกจากสำนักงาน ตลอดจนผลกระทบสิ่งแวดล้อมขณะเดินทางมาทำงาน,สภาพจิตใจ พนักงานควรมีสภาพจิตใจที่พร้อมจะทำงาน และสามารถแก้ไขปัญหาภายในสำนักงานจากระบบงาน ระบบการบังคับบัญชาด้วย เทคโนโลยีสำนักงาน การปฏิบัติงานกับเอกสารอาจประยุกต์เทคโนโลยีมาใช้ได้ดังนี้ ระบบงานพิมพ์,ระบบโทรคมนาคม,ระบบการจัดส่งและจัดเก็บเอกสาร, คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล,ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต



3.การวางแผนสำนักงานจะต้องดำเนินการอย่างไรบ้าง
- การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย,การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม,การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร,การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน,การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน,การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน ,การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร,การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน,การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน
4.สภาพแวดล้อมเกี่ยวกับที่ตั้งขอสำนักงานมีผลต่อการปฏิบัติงานอย่างไร
สภาพแวดล้อมของสำนักงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ด้าน ดังนี้
1 ที่ตั้งสำนักงาน ซึ่งมักคำนึงถึงการเดินทาง การขยายและปรับปรุงในอนาคต
2 การคมนาคม เป็นการพิจารณาเพื่อให้ผู้ทำงานบริการเวลาในการเข้าและออกจากสำนักงาน ตลอดจนผลกระทบสิ่งแวดล้อมขณะเดินทางมาทำงาน
3 สภาพจิตใจ พนักงานควรมีสภาพจิตใจที่พร้อมจะทำงาน และสามารถแก้ไขปัญหาภายในสำนักงานจากระบบงาน ระบบการบังคับบัญชาด้วย
5.เทคโนโลยีที่มีใช้ในสำนักงานมีอะไรบ้าง
เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงาน แบ่งได้ดังนี้

• เทคโนโลยีสารสนเทศ
• การจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
• เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ

เทคโนโลยีสารสนเทศ
ความหมาย คือ เครื่องมือ เครื่องใช้ กระบวนการ หรือระบบงานต่างๆ ที่ก่อให้เกิดสารสนเทศตามความต้องการของผู้ใช้งานเป็นการรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล และแสดงผลลัพธ์ เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ที่สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจ
การจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
หลักของการจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ มีดังนี้ คือ

1. มีการวางแผนของการจัดการระบบข้อมูล
2. มีการออกแบบและพัฒนาระบบข้อมูล
3. ได้รับความร่วมมือจากบุคคลากรฝ่ายงานต่างๆ
เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ
ลักษณะของการใช้เทคโนโลยีในสำนักงานอัตโนมัติ แบ่งได้เป็น 5 ลักษณะงาน คือ
1. งานด้านการจัดการเอกสาร
2. งานด้านการจัดการข่าวสาร
3. งานด้านการประชุม
4. งานด้านการสนับสนุนสำนักงาน
5. งานด้านการสนับสนุนผู้บริหาร
6.เหตุผลที่หน่วยงานต้องพัฒนาระบสำนักงานอัตโนมัติคืออะไร
เศรษฐกิจ ค่าใช้จ่ายทางด้านเอกสาร เงินเดือนพนักงานที่จัดการเอกสาร ทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนมาเพื่อลดต้นทุน โดยการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจัดการงานเอกสาร สารสนเทศ ข้อมูลข่าวสารเกิดขึ้นตลอดเวลา การพัฒนาเพื่อรองรับ และการหาระบบเพื่อสำรองข้อมูลและสื่อในการรับรู้ ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงสำนักงานธรรมดาไปสู่สำนักงานอัตโนมัติ มีรากฐานอยู่ที่การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศอันประกอบด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีโทรคมนาคม
7.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานจำแนกได้กี่ด้าน
4 ด้าน คือ
1. ด้านการสื่อสาร
2. ด้านการจัดการเอกสารต่าง ๆ ในสำนักงาน
3. ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
4. ด้านการรับส่งข้อมูลภายในสำนักงาน
8.สำนักงานอัตโนมัติมีประโยชน์อะไรบ้าง
1. ความรวดเร็วในการนำไปใช้งาน Timelines สามารถให้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ทันกับความต้องการ
2. ความถูกต้อง Accuracy ได้รับข้อมูลที่มีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น
3. ลดเวลาในการทำงาน Reduce Time ประหยัดเวลาในการดำเนินงา
4. ลดค่าใช้จ่าย Reduce Cost ประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
5. เพิ่มประสิทธิภาพ Efficiency ในด้านการติดต่อสื่อสารข้อมูล
6. การใช้ระบบการทำงานของคอมพิวเตอร์ซึ่งปรากฎข้อมูลต่าง ๆ บนจอภาพนั้นเราสามารถเพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสารโดยการเพิ่มความสามารถในการใช้ประสาทสัมผัสทางตาและหูไปพร้อมกัน จึงช่วยให้เกิดความเข้าใจและความจำสมบูรณ์ขึ้นพร้อมทั้งสื่อสารได้ไกลและกว้างยิ่งขึ้น ช่วยลดความจำเจซ้ำซากของงานลงได้ทำให้ไม่เบื่องาน
9.การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโมัติมีกี่วิธีอะไรบ้าง
การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติมี 7 วิธีดังนี้
1. การศึกษาวิเคราะห์ความต้องการ
2. การออกแบบระบบ
3. การสร้างและการติดตั้งระบบ
4. การทดสอบระบบงาน
5. การเตรียมตัวใช้งานระบบ
6. การเปลี่ยนระบบ
7. การประเมินและปรับปรุงระบบ
10.ในการเรียนการสอนมีปัญหาอะไรบ้างจะมีวิธีแก้ปัญหาอย่างไร
บางครั้งอาจารย์สอนเร็วเกินไปคนที่รู้เรื่องแล้วก็อาจเข้าใจ แต่สำหรับบางคนทึ่ยังไม่รู้จักเรื่อง
บางครั้งก็ตามไม่ทันครับแต่โดยรวมแล้วก็เข้าใจครับ
11.สรุปวิวัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ
ปี ค.ส. 1960 ใช้เครื่องพิมพ์ดีด (Typing) โทรศัพท์ (Telephone) เครื่องถ่ายเอกสารและเครื่องจักร (Electronic Machine)ปี ค.ส. 1964 ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ Mainframe, Mini และ Micro Computer ใช้โปรแกรมWord Processingจัดเก็บข้อมูลในเทปแม่เหล็ก ? จานแม่เหล็กปัจจุบัน ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ PC Computer ใช้ระบบ Electronic Mail ใช้เครือข่าย Lacal Area Network (LAN) หรือ Wide Area Network (WAN)
สำนักงานอัตโนมัติ เป็นกระบวนการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง การทำงานในสำนักงานที่มีอยู่เดิมให้มี ประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยมีการนำเอาอุปกรณ์อิเล็คทรอนิคส์ และคอมพิวเตอร์ มาเป็นเครื่อง ทุ่นแรง ของการปฏิบัติงานภายในสำนักงาน ซึ่งเป็นการทำงานในยุคแห่งข่าวสารข้อมูล (Information Age) ที่มี การติดต่อ สื่อสารข้อมูลหลายรูปแบบ ทั้งตัวเลข ตัวอักษร รูปภาพ ผังงาน กราฟ และเสียง